Outlook : le couteau Suisse de l’organisation et de l’efficacité
Une majorité de professionnels utilise des logiciels de messagerie qui font beaucoup plus que la gestion des e-mails.
Ces logiciels [1] sont principalement Outlook [2], Lotus Notes (IBM), GroupWise (Novell), voire Entourage (environnement Macintosh).
D’après Microsoft, 70% des utilisateurs n’utiliseraient que 10% des fonctionnalités d’Outlook (source : Microsoft, Techdays 2007 Paris). Autrement dit : la majorité des utilisateurs ne se sert que de la messagerie.
Concrètement ces logiciels intègrent 4 outils :
- Messagerie(s)
- Calendrier(s)
- Gestionnaire de tâches
- Annuaire(s) contacts
Ce ne sont pas de simples outils bureautiques, à l’image d’Outlook le couteau Suisse du business, on devrait plutôt les appeler « boite à outils multifonctions ». Les connaître techniquement c’est bien, en revanche maîtriser leur richesse fonctionnelle permet d’améliorer son organisation, et en voici les principales raisons :
- Gestion de l’information – le classement et la recherche d’informations est une problématique majeure des TIC. C’est même une fonctionnalité essentielle … la recherche d’information n’est-elle pas le cœur de la valeur ajoutée de Google ? Combien de temps passe-t-on à rechercher des informations relatives à ses e-mails, ses contacts, ses notes, ses documents ? Que ce soit sur son PC ou sur le(s) serveur(s) de l’entreprise, nous sommes nombreux à organiser nos informations dans une multitude de dossiers, sous-dossiers, sous-sous-dossiers… Il est courant de voir des messageries avec une arborescence de plus de 100 dossiers e-mails. Contrairement à ce que l’on peut croire, le classement n’est pas le meilleur moyen de retrouver une information. Savoir se servir des outils de recherche du PC [3] vous permet de trouver n’importe quel document ou e-mail en moins de 3 secondes.
- Travail collaboratif – le partage de l’information au sein de l’entreprise est essentiel. Il y a deux domaines où le partage est incontournable : les annuaires contacts (personnel de l’entreprise, clients, fournisseurs, etc.) et les calendriers. Des outils comme Outlook associés à un serveur de messagerie d’entreprise Exchange (ou son alter ego Online Services) sont conçus pour gérer le partage d’informations et le travail collaboratif.
- Mobilité – Quand on est à l’extérieur de son bureau on doit pouvoir recevoir ses emails, consulter son calendrier électronique, avoir son annuaire contacts intégré dans son portable. Bref, Outlook doit nous suivre aussi en déplacement, ce qui est possible par la synchronisation d’Outlook sur le PC avec votre assistant numérique iPhone, HTC, Samsung et autre Nokia (liste non exhaustive). Suivant la configuration de votre serveur de messagerie, il est possible de consulter toutes vos données Outlook à partir de n’importe quel poste via Internet.
- Gestion du temps – Nous savons trop bien que le temps qui n’est pas bien utilisé ne se rattrape jamais, le nombre de publications sur ce sujet ne manque pas [4]. Le calendrier électronique est la partie visible de l’iceberg de la gestion du temps. La gestion du temps sur Outlook est truffée de fonctions très utiles : rappels, actions à suivre, tableau de bord, classification de ses actions par date, par importance, par nature ou par objet.
Concernant le partage de calendriers, la qualité fondamentale de cet outil est de faciliter l’organisation de réunions associant différentes personnes de l’entreprise. Quand on organise une réunion : combien de temps passe-t-on au téléphone pour connaître les disponibilités des participants attendus ? Avec le partage de calendriers, il vous suffit de lister les participants sur la fiche rendez-vous pour connaître immédiatement leur disponibilité. Il ne reste plus qu’à choisir une date de disponibilité commune à l’ensemble des participants et un e-mail d’invitation est automatiquement envoyé à ces participants qui devront accepter ou refuser ou proposer un autre rendez-vous, l’organisateur étant automatiquement averti des choix de chaque invité.
Je consacre une formation de 3 à 7 heures sur cette thématique « gérer le temps avec Outlook« , aussi il m’est difficile de vous en faire apprécier la substantifique moelle en quelques lignes. Mais je ferai prochainement un billet sur ce sujet. - Cerise sur le gâteau – Outlook inter-opère avec un nombre de plus en plus important d’applications : à commencer par Word et Publisher pour les publipostages, à suivre par OneNote, les outils de MindMapping (carte euristique), les gestionnaire de projets, les Intranet, les CRM et autres ERP, sans oublier les réseaux sociaux 2.0 (cette liste étant non exhaustive). Sans oublier, depuis la version Outlook 2003, que Microsoft propose une extension « gestionnaire de contacts professionnels » conçue pour structurer l’activité commerciale des TPE/PME.
Pour aller plus loin, lire l’article Savez-vous réellement utiliser Outlook (ActionCo, février 2012)
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[1] Pour information, Outlook représenterait 65% à 75% de parts de marché, Lotus Notes 20% (source : Tim Burres E-Mail Business Terms)
[2] Ne pas confondre « Outlook 2010 » logiciel payant de la suite Office (ou versions antérieures 2007, 2003, 2002, etc.) avec « Outlook Express » qui est un logiciel de messagerie grand public livré en standard avec XP (remplacé par Windows-mail sous Vista et W7).
[3] les fonctions de recherche de Windows 7 justifient à elles seules de passer sur W7 (sous réserve que votre PC, sur le plan matériel, ait les qualités idoines)
[4] Je vous recommande le livre 100 questions pour comprendre et agir – Gestion du temps : parution d’un ouvrage (AFNOR)
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